评级方法与制度 >> 评级制度 >> 信用评级业务制度

评级档案管理办法

   

 

北京银建资信评估事务所
 评级档案管理办法
第一章 总则
第一条 北京银建资信评估事务所(以下简称“银建资信”)为规范评级档案管理工作,加强档案业务建设,依据相关监管机构的监管规定,结合银建资信实际,制定本办法。
第二条 本办法所称评级档案是指员工在评级工作中收 集、形成的真实记录评级业务活动的各种载体的历史记录。
第三条 本办法适用于银建资信各类评级业务档案管理。
第四条 银建资信档案应坚持归口管理、集中保管、方便利用、统一销毁的原则。
第五条 档案分类由综合管理部统一规定。银建资信档案分类应科学合理,充分揭示档案的性质、内容、载体的范畴,便于档案管理和使用。
第二章 评级档案管理内容及要求
第六条 评级档案归档范围包括但不限于:
(一)评级业务委托文件;
(二)客户提供并加盖公章的承诺函、企业基础信息、经营管理信息、财务信息、人行信用信息报告及其他评级相关信息资料;
(三)评级工作开展过程中形成的各类材料,包括现场访谈纪要、工作方案、评级作业流程文件、工作底稿、评审委员会表决意见及会议记录、企业复评文件、评级报告(各级审核意见稿和定稿)及其他出具评级报告所需的相关文件或有必要保留的文件;
(四)评级工作所使用的可支持评级观点及构成信用评级报告分析内容的内部研究报告等文字记录;
(五)公开披露的信息及向监管部门备案的信息。
第七条 评级项目组成员应要求客户在提供的原始资料封面及骑缝处加盖公章。
第八条 客户资料存档时,评级项目组成员须将相关评级纸质、电子资料进行整理并录入档案管理系统。
第九条 电子资料经审核后,相关人员应将其纸质资料及配套资料清单移交至综合部。
第十条 评级业务异常终止时,相关人员须将前期评级活动中收集、形成的各类资料整理归档。
第三章 评级档案借阅利用
第十一条 使用人办理档案借阅时,到档案工作人员处填写《北京银建资信评估事务所档案借阅登记表》,要严格履行借阅审批、登记、归还手续,保证档案的完整和安全。
第十二条 评级档案利用人与档案管理人员须严格遵守保密制度,不得向任何人提供档案或扩大利用范围,不得向他人泄露档案内容;亦不得私自打印、复制、拍照、扫描、传真或电邮所借阅的评级档案。
第十三条 评级档案原则上不得在银建资信办公场所以外利用;特殊原因确需带出办公场所的,须在申请单上注明携带外出并报银建资信相关领导审批同意后方可。利用人须保证借出档案的完整与安全,利用完毕应立即归还。
第十四条 档案管理人员须及时催还借出的评级档案,如发现文件材料存在被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况,须立即向相关领导汇报并追查。
第十五条 电子档案封存载体不外借,使用时仅提供拷贝件。
第四章 评级档案保管期限
第十六条 评级业务委托文件保管期限为30年。其他评级档案保存期限为评级合同期满后5年,或者评级对象存续期满后 5年。评级档案的保存期限不得少于10年。
第十七条 违约项目的评级档案永久保存,异常终止评级业务的评级档案应至少保留 5 年。
第五章 评级档案鉴定与销毁
第十八条 档案管理人员应定期组织档案鉴定与销毁工作,成立档案鉴定小组,对超过保管期限的档案进行价值鉴定,形成鉴定报告,对确无保存价值的档案登记造册,连同鉴定报告一并报银建资信相关领导批准后予以销毁。
第十九条 销毁人按照销毁清册上所列内容核对无误后,以粉碎或安全燃烧方式执行销毁。档案销毁过程中须至少有两人在场监销,销毁完毕,监销人在销毁清册上签字确认。销毁档案清册、鉴定报告、审批意见等材料由综合部永久保存。
第六章 评级档案保管
第二十条 档案管理部门设立专门的评级档案库房,配备防潮、防光、防高温、防尘、防虫、防火、防盗等设备,保证评级档案安全。
第二十一条 档案管理人员定期检查和清点档案,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹褪色的档案应采取措施修补和复制。
第二十二条 随项目归档的音像档案,须单独存放保管,防止磁化,并定期抽检与复制。
第七章 奖励与处罚
第二十三条 对有下列情形之一的情况,由银建资信给予奖励:
(一)对档案的保护和管理做出显著成绩的。
(二)对档案的安全做到及时发现、制止、补救,避免失密、遗失、被盗、损毁、火灾等行为,避免重大损失的。
第二十四条 对有下列行为之一的情况,由银建资信给予相应处理:
(一)将应归档的文件、资料、物件据为己有、拒绝交档案部门归档的。
(二)违反有关规定,失密、遗失、涂改、伪造、抽换、盗窃、隐匿和擅自销毁档案的。
(三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。
(四)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。
第八章 附则
第二十五条 本办法由北京银建资信评估事务所负责制定、修改和解释。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。
 
 


 版权所有©2010 未经授权请勿转载 | 北京银建资信评估事务所 All Rights Reserved